Je VvE zelf beheren: kan dat, en is het slim?

Wat betekent je VvE zelf doen eigenlijk?

Een Vereniging van Eigenaars ontstaat automatisch op het moment dat een gebouw bij de notaris wordt gesplitst in appartementsrechten. Vanaf dat moment is elke eigenaar van rechtswege lid. Je kunt het lidmaatschap niet opzeggen en het is niet vrijblijvend. De VvE beheert samen het gebouw: het dak, de gevel, de fundering, het trappenhuis, de installaties en alles wat gemeenschappelijk is.

Wat veel mensen niet weten: een externe beheerder is nergens verplicht. De wet schrijft voor dat er een bestuur is en dat de eigenaren minstens een keer per jaar vergaderen. Wie dat bestuur vormt, mag je zelf bepalen. Bij kleine VvE's zijn dat gewoon de eigenaren zelf. Zelfbeheer betekent dus niet dat je iets afschaft wat moet, je haalt alleen de tussenpersoon weg die je zelf hebt ingehuurd.

Wat wettelijk verplicht is

Zelf beheren wil niet zeggen dat de regels vervallen. Deze dingen moeten geregeld zijn, of je nu een beheerder hebt of niet:

• Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Elke VvE hoort in het Handelsregister te staan.
• Een bestuur, gekozen door de vergadering van eigenaars. Meestal een voorzitter en een penningmeester.
• Minimaal een keer per jaar een vergadering van eigenaars, met een agenda, notulen en besluiten.
• Een reservefonds. Verplicht sinds 2018, gevuld met minimaal 0,5% van de herbouwwaarde per jaar of op basis van een MJOP.
• Een aparte bankrekening op naam van de VvE, gescheiden van je eigen geld.
• Een opstalverzekering voor het gebouw.

De verplichte stukken staan grotendeels in je splitsingsakte en het bijbehorende splitsingsreglement, vaak een van de modelreglementen. Daarin staat ook hoeveel stemmen elke eigenaar heeft en hoe de kosten worden verdeeld over de breukdelen. Die akte is je belangrijkste document. Lees hem een keer goed door, want daar staat precies in wat wel en niet mag.

Welke taken komen erbij kijken

Het werk valt uiteen in vier hoeken. De financiële kant: de maandelijkse of jaarlijkse bijdragen innen, betalingen bijhouden, uitgaven boeken en aan het eind van het jaar een jaarrekening opstellen. De administratieve kant: de ledenlijst actueel houden, notulen maken, documenten bewaren en post afhandelen. De besluitvorming: de jaarvergadering voorbereiden, stemmen organiseren en besluiten vastleggen. En het onderhoud: kleine reparaties regelen en vooruitkijken naar het grote onderhoud via het MJOP.

Voor een kleine VvE is dat behapbaarder dan het klinkt. De meeste maanden gebeurt er weinig. Het gaat om een paar terugkerende taken die je slim kunt inrichten, plus een goed voorbereide vergadering per jaar.

Wat eerlijk gezegd lastig blijft

Ik ga je niet vertellen dat alles vanzelf gaat. Een paar dingen blijven werk, ook met de beste software. De jaarrekening en de kascontrole vragen een beetje boekhoudkundig gevoel. Bestuurders zijn in principe aansprakelijk voor hun taak, dus je moet het serieus nemen. Als eigenaren het onderling oneens worden, moet iemand dat gesprek voeren, en dat is soms ongemakkelijk. En bij groot onderhoud aan het dak of de gevel heb je technische kennis nodig die je vaak niet zelf in huis hebt. Dan huur je een aannemer of een bouwkundig adviseur in voor dat specifieke project, wat iets anders is dan een beheerder voor alles.

Ook de continuïteit is een aandachtspunt. Als de enige die de administratie doet verhuist, moet een ander het kunnen overnemen. Daarom helpt het als alles op een centrale plek staat en niet in iemands privé Excel of mailbox.

Hoe VvE App het behapbaar maakt

VvE App is gebouwd voor precies deze situatie: besturen die het zelf willen doen, maar niet elke avond met een spreadsheet willen zitten. Je maakt facturen voor alle eenheden in een paar klikken en verstuurt ze per e-mail. In het betalingsoverzicht zie je meteen wie wel en niet heeft betaald. Documenten zoals de splitsingsakte upload je een keer en doorzoek je daarna in gewone taal. Stemmingen organiseer je digitaal, met automatische quorumberekening. En je meerjarenonderhoudsplan houd je op dezelfde plek bij.

De software neemt het administratieve werk over, zodat jullie tijd overhouden voor de dingen die wel om een mens vragen: de vergadering, de keuzes over onderhoud en het contact met de buren. Voor VvE's tot vier eenheden is dat gratis. Grotere VvE's zitten op €19 of €49 per maand voor de hele vereniging, niet per eenheid.