VvE-software kiezen: 8 vragen voor je een keuze maakt

Je zoekt software voor de administratie van je VvE en je krijgt tien verschillende websites met allemaal mooie beloftes. Hoe weet je wat bij jullie past? Deze pagina geeft je acht vragen die je aan elke aanbieder kunt stellen, ook aan ons. Er staan geen namen op deze pagina en geen beoordelingen. Alleen vragen, en waarom ze ertoe doen.

Je hoeft niet alles te weten. Begin met de eerste drie. Alleen als die goed uitpakken, ga je door naar de rest.

Vraag 1. Past het bij de grootte en de aard van onze VvE?

Een VvE van vier appartementen heeft andere behoeften dan een complex van tachtig eenheden met winkels en garageboxen. Check:

• Hoeveel eenheden kan één VvE hebben, en is er een prijsgrens?
• Werkt het ook voor garageboxen, bergingen of een gemengd complex?
• Kan het verschillende verdeelsleutels aan, bijvoorbeeld breukdelen uit de akte die niet gelijk zijn? De wet gaat uit van gelijke aandelen, tenzij de akte anders bepaalt (art. 5:113 lid 1 BW), dus de software moet dat kunnen volgen.

Vraag 2. Welk werk neemt het mij echt uit handen?

Maak een lijstje van wat jullie nu handmatig doen: facturen maken, betalingen bijhouden, jaarafrekening, notulen, uitnodigingen, onderhoudsplan, documenten. Vraag per onderdeel: doet de software het, helpt het ervoor, of moet ik het zelf blijven doen? Vraag ook wat het niet doet. Een eerlijke aanbieder kan zeggen wat er niet in zit.

Let hier op:

• Kan het facturen en bijdragen maken, en kunnen eigenaren online betalen?
• Kan het afrekeningen maken die je kunt exporteren?
• Kan het bankafschriften inlezen, of boek je betalingen zelf?
• Stuurt het automatisch herinneringen, of doe je dat zelf?
• Kan het vergaderingen en notulen ondersteunen?

Vraag 3. Hoe komen de andere eigenaren erin?

Software voor een VvE is pas nuttig als ook de eigenaren kunnen meekijken. Het Modelreglement 2017 geeft elke eigenaar recht op inzage in de administratie (art. 58.1 en 58.2), en het bestuur voldoet daaraan als de gegevens beschikbaar zijn op een besloten website voor eigenaren (art. 58.3). Vraag dus:

• Kunnen eigenaren een eigen account krijgen, en hoe nodig je ze uit?
• Zien zij alleen hun eigen facturen, of ook de documenten en notulen?
• Moeten zij iets installeren, of werkt het in de browser?
• Wat gebeurt er als iemand zijn appartement verkoopt?

Vraag 4. Wat kost het echt, en wat is inbegrepen?

Vergelijk niet alleen het bedrag. Vraag:

• Is het bedrag per VvE, per eenheid of per gebruiker?
• Is het inclusief of exclusief btw?
• Is er een gratis variant, en wat kun je daar niet?
• Moet je jaarlijks vooruitbetalen, en wat is de opzegtermijn?
• Zijn er extra kosten voor betalingen, ondersteuning of extra functies?

Wil je zien hoe wij dat doen, kijk dan bij de prijzen.

Vraag 5. Wat gebeurt er met onze gegevens?

In de software komen namen, adressen, e-mailadressen en financiële gegevens van alle eigenaren. Dat zijn persoonsgegevens. Vraag:

• Waar worden de gegevens opgeslagen?
• Is er een verwerkersovereenkomst?
• Wie van de aanbieder kan erbij, en waarvoor?
• Wat is de privacyverklaring, en gebruikt de aanbieder de gegevens voor iets anders?

Vraag 6. Kunnen we ons eigen werk meenemen?

Een administratie moet je zeven jaar bewaren (art. 2:10 lid 3 BW). Wat als de aanbieder stopt, de prijs verhoogt of jullie willen overstappen?

• Kun je alle gegevens exporteren, en in welk formaat?
• Zitten ook de documenten, notulen en facturen in de export?
• Hoe lang blijven de gegevens beschikbaar na opzegging?

Probeer het zelf: vraag een export aan in de proefperiode, voordat je alles invoert.

Vraag 7. Hoe gaat het om met stemmen en vergaderingen?

Software kan vergaderingen, uitnodigingen en stemmen ondersteunen. Dat betekent niet dat het de regels van jullie akte kent. Vraag precies:

• Legt het stemmen vast, of berekent het ook quorum, stemgewicht en uitkomst?
• Rekent het met de stemmen uit onze akte? Het aantal stemmen staat in de akte en is niet per se één per eigenaar (art. 51.2 Modelreglement 2017).
• Wie is verantwoordelijk als een besluit niet geldig blijkt?

Een besluit dat niet goed tot stand is gekomen, kan worden vernietigd, binnen een maand na kennisname (art. 5:130 BW). Software is een hulpmiddel. Controleer zelf of het besluit voldoet aan jullie reglement. Lees ook ons stuk over stemmen buiten de vergadering.

Vraag 8. Wat als we vastlopen, en wat als de aanbieder verdwijnt?

• Hoe kun je hulp krijgen, en hoe snel? Per mail, telefoon, chat?
• Wie zit erachter, en hoe lang bestaat het product?
• Is er een proefperiode of gratis variant, zodat je het kunt testen met echte data?
• Wat als de penningmeester wisselt? Kan een opvolger er zonder training in?

Deze laatste vraag is de zwaarste. Software is niet beter dan de persoon die ermee werkt. Kies iets waarmee een opvolger na een uur uit de voeten kan.

Hoe past VvE App bij deze acht vragen?