Penningmeester van een VvE: taken, jaarplanning en overdracht

Je bent gevraagd als penningmeester van de VvE, of je bent het per ongeluk geworden omdat niemand anders wilde. Je weet dat je de boekhouding doet, maar je weet niet precies wat er nog meer bij hoort. Hieronder staat wat de wet en het Modelreglement 2017 van het bestuur vragen, vertaald naar taken, plus een checklist voor als je het van iemand overneemt of zelf overdraagt.

Eerst dit: de wet kent het woord "penningmeester" niet als aparte functie. De wet kent het bestuur. In het Modelreglement 2017 kiest een bestuur van meer dan één persoon zelf een voorzitter, secretaris en penningmeester (art. 57.1). De taken hieronder zijn dus taken van het bestuur, die jullie onderling verdelen. Wat voor jullie VvE geldt, staat in jullie splitsingsakte en reglement. Het Modelreglement 2017 geldt alleen als jullie akte het heeft overgenomen.

Wat vraagt de wet van het bestuur?

• Het bestuur beheert de middelen van de VvE en zorgt dat de besluiten van de vergadering worden uitgevoerd, voor zover de statuten niet anders bepalen (art. 5:131 lid 3 BW).
• Elke bestuurder is tegenover de VvE gehouden tot een behoorlijke vervulling van zijn taak en draagt verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken (art. 2:9 BW).
• Het bestuur voert een administratie waaruit de vermogenstoestand en de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend, maakt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een balans en een staat van baten en lasten, en bewaart de stukken zeven jaar (art. 2:10 BW).

Meer dan dit zeggen wij niet over aansprakelijkheid van bestuurders. Wat jouw persoonlijke risico is, hangt af van de situatie en van jullie reglement. Vraag een jurist als je daarover twijfelt. Wel kan de vergadering besluiten een verzekering af te sluiten voor de aansprakelijkheid van bestuurders (Modelreglement 2017, art. 19.1).

De jaarplanning

Gebaseerd op het Modelreglement 2017. Het boekjaar is daar gelijk aan het kalenderjaar (art. 48).

Het hele jaar

• Voorschotbijdragen innen. Eigenaren betalen meestal maandelijks bij vooruitbetaling een twaalfde van hun aandeel (art. 15.3). Wie niet binnen een maand na opeisbaarheid betaalt, is in verzuim en is rente verschuldigd, met een minimum van € 10 of een hoger bedrag dat de vergadering vaststelt (art. 17.1).
• Facturen betalen en vastleggen. Bewaar de bewijsstukken.
• De ledenlijst actueel houden: wie is eigenaar, wie gebruiker, wat is het e-mailadres (art. 59.1). Bij verkoop moet de nieuwe eigenaar het bestuur schriftelijk informeren (art. 5:122 lid 2 BW).
• Bij een verkoop: de notaris vraagt het bestuur om een verklaring over wat de eigenaar nog verschuldigd is en hoe groot het reservefonds is (art. 5:122 lid 5 en 6 BW en art. 59.4 Modelreglement 2017).

Januari tot maart

• Jaarrekening opstellen: exploitatierekening (baten en lasten) en balans waaruit de omvang van het reservefonds blijkt (art. 16.1).
• Jaarverslag opstellen (art. 16.1).
• Stukken klaarmaken voor de kascommissie, die de jaarrekening onderzoekt en verslag doet. Daar mogen geen bestuursleden in zitten (art. 63.2).

Uiterlijk 30 juni (binnen zes maanden na het boekjaar)

• Jaarvergadering houden (art. 49.1). Gebruik het ALV-template.
• Jaarrekening ter goedkeuring voorleggen, daarna décharge laten verlenen (art. 49.1, 16.2).
• Begroting voor het lopende boekjaar en de voorschotbijdragen laten vaststellen (art. 15.1 en 15.2).
• Definitieve bijdragen laten vaststellen; een tekort betalen eigenaren binnen een maand na vaststelling, een overschot wordt teruggegeven, tenzij de vergadering anders besluit (art. 16.3 en 16.4).

Elk jaar nog even checken

• Het verzekerde bedrag van de opstalverzekering: komt dat nog overeen met de herbouwkosten? (art. 19.2)
• Reservefonds: is de jaarlijkse reservering conform het besluit van de vergadering? Reken na met de reservefonds-calculator.
• Is het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) nog niet ouder dan vijf jaar? Dat is de eis als jullie kiezen voor route a (art. 14.3).

Geld en bankzaken

• De kasmiddelen staan op een bankrekening op naam van de VvE (art. 47.2).
• Het reservefonds van een gebouw met woonbestemming staat op een aparte betaal- of spaarrekening op naam van de VvE (art. 5:126 lid 3 BW; Modelreglement 2017 art. 47.3).
• Over het reservefonds beschikt het bestuur alleen ter uitvoering van een besluit van de vergadering, en betalingen daaruit worden gedaan door twee gezamenlijk handelende personen die de vergadering aanwijst (art. 47.5).
• Een opdracht, overeenkomst of verplichting met een totaal belang boven € 5.000 (of een ander bedrag dat de vergadering heeft vastgesteld) vraagt een besluit van de vergadering met een meerderheid van twee derde (art. 56.5 sub i). Voor het bestuur zelf geldt een machtigingsgrens van € 5.000 voor rechtsvorderingen en rechtshandelingen van groter belang (art. 57.5). Spoed is een uitzondering (art. 57.6).
• Een eigenaar die ondernemer is voor de omzetbelasting kan vragen om een jaarafrekening van de door de VvE betaalde btw. Dat is voor het bestuur extra werk (art. 16.5).

Informatie en inzage

Elke eigenaar kan vragen om inlichtingen over de administratie en het beheer van de fondsen, en om inzage in de boeken, registers en bescheiden (art. 58.1). Dat zijn minstens de jaarrekeningen en jaarverslagen, de agenda's en notulen, offertes, overeenkomsten en facturen en het register van eigenaren (art. 58.2). Je voldoet daaraan ook met een besloten website voor eigenaren (art. 58.3). Het bestuur houdt de eigenaren op de hoogte van hoe het bereikbaar is (art. 58.1).

Hoe maak je het jezelf makkelijker?

Zet alles op één plek: een gedeelde map met vaste namen, een Excel-werkboek, of software. VvE App is gemaakt voor deze situatie: ledenadministratie, facturen en bijdragen, afrekeningen, documenten, vergaderingen en het onderhoudsplan staan bij elkaar. Het onderhoudsplan en digitaal stemmen horen bij het betaalde abonnement Plus. Eigenaren die je uitnodigt, kunnen na het accepteren van de uitnodiging inloggen, hun eigen facturen zien en online betalen. De app stuurt geen automatische herinneringen. Bankafschriften importeer je als ING-, Rabobank- of CSV-bestand; de app doet voorstellen voor welke betaling bij welke factuur hoort en jij bevestigt ze. Het toepassen daarvan is een Plus-functie. Alle gegevens kun je exporteren. Wat het kost, zie je bij de prijzen.