Stemmen buiten de vergadering in je VvE: wat mag, en hoe leg je het vast

Er moet iets besloten worden, maar jullie vergaderen pas over vier maanden. Of de helft van de eigenaren kan niet op de avond die jullie hebben gekozen. Kun je dan gewoon via de mail stemmen? Het eerlijke antwoord is: soms wel, maar het hangt van jullie reglement af, en een besluit dat niet goed is genomen kan worden aangevochten. Op deze pagina lees je hoe het zit, wat je kunt doen en wat je moet vastleggen.

Wat zegt de wet?

De wet vertelt in artikel 5:127 lid 1 BW dat alle appartementseigenaren toegang hebben tot de vergadering van eigenaren, en dat besluiten worden genomen met een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, voor zover de statuten niet anders bepalen. Hoe de vergadering wordt bijeengeroepen en hoeveel stemmen elke eigenaar heeft, moeten de statuten regelen (art. 5:112 lid 2 sub d BW). De wet zegt dus niet zelf in een algemene regel dat je mag stemmen zonder vergadering. Je moet in jullie reglement kijken.

Voor wie het volgt: per 1 januari 2027 staat een wijziging van artikel 5:127 gepland over digitaal vergaderen voor rechtspersonen, ook voor VvE's. Wij hebben daarin geen regel over besluiten buiten een vergadering gevonden. Controleer de actuele tekst op wetten.overheid.nl.

Wat zegt het Modelreglement 2017?

Er zijn twee dingen die je moet kennen.

1. Een voorstel waar iedereen schriftelijk mee instemt, geldt als besluit.
Artikel 54.3 bepaalt dat een voorstel waarmee alle stemgerechtigden schriftelijk, per e-mail of per door de vergadering gekozen elektronisch communicatiemiddel hebben ingestemd, gelijkstaat aan een besluit van de vergadering. De sleutel is "alle". Als één stemgerechtigde niet reageert of tegen is, is er geen besluit via deze route. Stilte is geen instemming. Je moet dus van elke stemgerechtigde een bevestiging hebben.

2. Elektronisch stemmen kan binnen de vergadering, ook vooraf.
Artikel 53.2 laat stemgerechtigden hun stemrecht uitoefenen via een door de vergadering gekozen elektronisch communicatiemiddel, onder voorwaarden: de stemgerechtigde moet kunnen worden geïdentificeerd, rechtstreeks kunnen kennisnemen van wat er in de vergadering wordt besproken, en kunnen stemmen. Stemmen die vooraf worden uitgebracht via dat middel, niet eerder dan 30 dagen voor de vergadering, tellen gelijk aan stemmen tijdens de vergadering. Dat is dus iets anders dan een besluit zonder vergadering: er is nog steeds een vergadering. Het middel moet de vergadering zelf eerst hebben gekozen, en de vergadering kan nadere voorwaarden stellen.

Een gewone meerderheid per e-mail, zonder dat alle stemgerechtigden instemmen, noemt het Modelreglement 2017 niet als manier om een besluit te nemen. Reken er dus niet op dat zo'n besluit standhoudt als iemand het aanvecht.

Hoe kom je dan tot een besluit tussen vergaderingen?

Drie praktische routes, van simpel naar zwaar:

1. Alle eigenaren stemmen in. Stuur het voorstel per e-mail en vraag iedereen om uitdrukkelijk te bevestigen. Lukt dat, dan geldt het bij het Modelreglement 2017 als besluit (art. 54.3). Lukt het niet, dan heb je geen besluit.
2. Kort een extra vergadering uit. Een korte vergadering van een uur, met de termijn voor de oproeping van het Modelreglement 2017 (vijftien dagen, art. 50.2), is vaak de zekerste route. Bij een digitale vergadering kun je de eigenaren die niet kunnen komen laten meedoen als jullie reglement dat toestaat (art. 53.2).
3. Neem het mee in de volgende jaarvergadering als het kan wachten.

Is een volmacht een optie? Ja. Een eigenaar kan iemand machtigen, schriftelijk of per e-mail, om namens hem te stemmen (art. 53.1). Een bestuurder kan geen gevolmachtigde zijn.

Wat als het een zwaar besluit is?

Voor een aantal besluiten vraagt het Modelreglement 2017 een meerderheid van twee derde in een vergadering waar minstens twee derde van de stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is. Denk aan verplichtingen boven € 5.000, uitgaven uit het reservefonds buiten het onderhoudsplan, of een verbouwing (art. 56.5). Als dat quorum niet gehaald wordt, volgt een tweede vergadering binnen 15 dagen tot zes weken (art. 56.6). Zonder vergadering is voor zulke besluiten de onderlinge instemming van iedereen de enige uitweg die het Modelreglement 2017 noemt (art. 54.3). Twijfel je? Houd een vergadering.

Waarom het ertoe doet: een besluit kan worden aangevochten

Een besluit van de vergadering kan worden vernietigd als het niet goed tot stand is gekomen (art. 2:15 BW en art. 5:130 BW). Wie dat wil, moet binnen een maand na de dag waarop hij het besluit kende of kon kennen een verzoek indienen bij de kantonrechter (art. 5:130 lid 2 BW). De rechter kan het besluit schorsen zolang de zaak loopt (lid 4). Je wilt dus kunnen aantonen dat iedereen is gevraagd en wie wat heeft gezegd.

Wat leg je vast?

Of je nu per mail of in een vergadering besluit, bewaar dit:

• Het voorstel zoals het is verstuurd, met datum en alle ontvangers.
• De reactie van elke stemgerechtigde, bij voorkeur in de originele mail.
• Het aantal stemmen dat elke eigenaar heeft volgens de akte (art. 51.2 Modelreglement 2017). Dat is niet altijd één stem per appartement.
• Het besluit zelf, in één zin, met de datum en de uitkomst.
• Een melding in de notulen van de eerstvolgende vergadering.

De administratie moet je zeven jaar bewaren (art. 2:10 lid 3 BW).

Wat doet VvE App hierbij?

In VvE App kun je een stemming aanmaken en de stemmen van de eigenaren vastleggen bij een vergadering. Stemmen is onderdeel van het betaalde abonnement (zie de prijzen). De app legt stemmen vast. Hij berekent niet of er een quorum is, niet wat een stem weegt volgens jullie akte, en hij beoordeelt niet of een besluit rechtsgeldig is. Dat controleer je zelf aan de hand van jullie reglement. Leden doen mee via een uitnodiging die jij als beheerder verstuurt en die elke persoon zelf accepteert; de app verstuurt geen automatische herinneringen. Het ALV-template helpt je met de uitnodiging en de notulen.