Je ALV voorbereiden: uitnodiging, agenda en notulen voor je VvE

Wanneer houd je de jaarvergadering?

Het Modelreglement 2017 bepaalt dat de jaarvergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar wordt gehouden (art. 49.1). Het boekjaar is in dat reglement gelijk aan het kalenderjaar (art. 48). Dan moet de vergadering dus uiterlijk eind juni zijn. In die vergadering legt het bestuur de jaarrekening ter goedkeuring voor en brengt het een mondeling of schriftelijk jaarverslag uit (art. 49.1 en 16.2). De vergadering kan besluiten die termijn te verlengen, maar dan moet je wel een extra vergadering uitschrijven (art. 49.1).

Los van de jaarvergadering kun je een vergadering bijeenroepen wanneer het bestuur, de voorzitter of een raad van commissarissen dat nodig vindt. Eigenaren die samen minstens tien procent van de stemmen hebben, kunnen het bestuur schriftelijk of per e-mail om een vergadering vragen. Gebeurt dat niet binnen 21 dagen, dan mogen zij zelf een vergadering bijeenroepen (art. 49.2 en 49.3).

Hoe nodig je de eigenaren uit?

Volgens het Modelreglement 2017 (art. 50.2):

• De uitnodiging gaat schriftelijk en minstens vijftien dagen voor de vergadering. De dag van de uitnodiging en de dag van de vergadering tellen daarbij niet mee. Reken dus liever 17 dagen terug.
• Je mag de uitnodiging ook elektronisch sturen, naar het e-mailadres dat de eigenaar zelf heeft opgegeven.
• Bij de uitnodiging voeg je de agenda, de vergaderstukken, de plaats en het tijdstip.
• Elke eigenaar mag tot uiterlijk zeven dagen voor de vergadering een onderwerp op de agenda laten zetten. Het bestuur laat de andere eigenaren dat dan direct weten.
• Een onderwerp dat niet op de agenda staat, mag alleen besproken worden als alle stemgerechtigden daarmee instemmen, ook de mensen die er niet zijn.

Kijk in je akte hoe de oproeping bij jullie moet. De wet zegt zelf dat de statuten regelen hoe de vergadering wordt bijeengeroepen (art. 5:112 lid 2 sub d BW). Je akte is dus altijd leidend.

Wat hoort er in de agenda?

Voor de jaarvergadering staat hierboven een standaardagenda. De punten komen uit het Modelreglement 2017:

1. Opening en vaststellen van de agenda.
2. Notulen van de vorige vergadering vaststellen (art. 50.4).
3. Jaarverslag van het bestuur (art. 49.1).
4. Jaarrekening: verslag van de kascommissie en goedkeuring (art. 16.2 en 63.2).
5. Décharge van het bestuur (art. 49.1).
6. Begroting voor het lopende boekjaar en de voorschotbijdragen vaststellen (art. 15.1 en 15.2).
7. Reservefonds en meerjarenonderhoudsplan (art. 14).
8. Verzekeringen: klopt het verzekerde bedrag nog met de herbouwkosten (art. 19.2).
9. Benoeming of herbenoeming van bestuur en kascommissie (art. 57.3 en 63.2).
10. Rondvraag en sluiting.

Let op: de begroting moet volgens het Modelreglement 2017 uiterlijk in de jaarvergadering worden vastgesteld (art. 15.1). Dit punt mag dus niet wegvallen.

Wat moet je weten over stemmen en besluiten?

• De meeste besluiten worden genomen met een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, dus meer dan de helft. Blanco stemmen, ongeldige stemmen en onthoudingen tellen niet mee (art. 54.1 en art. 5:127 lid 1 BW).
• Hoeveel stemmen elke eigenaar heeft, staat in de akte van splitsing (art. 51.2). Dat is niet altijd één stem per appartement.
• Voor een aantal grotere besluiten geldt een zwaardere regel. Denk aan uitgaven buiten het gewone onderhoud, uitgaven uit het reservefonds die niet in het onderhoudsplan staan, of verplichtingen boven € 5.000 (of een bedrag dat de vergadering zelf vaststelt). Daarvoor is een meerderheid van twee derden nodig, in een vergadering waarin minstens twee derde van de stemmen vertegenwoordigd is. Is dat niet gehaald, dan komt er een tweede vergadering, niet eerder dan 15 dagen en niet later dan zes weken na de eerste. In die tweede vergadering mag het besluit met twee derde van de uitgebrachte stemmen genomen worden, ongeacht hoeveel stemmen er aanwezig zijn. De uitnodiging moet dan vermelden dat het een tweede vergadering is (art. 56.5 en 56.6).
• Een eigenaar kan iemand machtigen om namens hem te stemmen, schriftelijk of per e-mail. Een bestuurder kan geen gevolmachtigde zijn (art. 53.1).
• Wie de vergadering bijwoont, tekent de presentielijst. Die lijst bepaalt het quorum (art. 50.3).

Een besluit dat niet goed tot stand is gekomen, kan worden vernietigd. Wie dat wil, moet het verzoek binnen een maand indienen bij de kantonrechter, gerekend vanaf het moment dat hij van het besluit wist of kon weten (art. 5:130 BW en art. 55). Een zorgvuldig voorbereide vergadering voorkomt dat gedoe.

Notulen: zo houd je ze simpel

Maak van elke vergadering onderhandse notulen, tenzij er een notarieel proces-verbaal is. De voorzitter en het bestuur ondertekenen ze en de vergadering stelt ze vast in dezelfde of de volgende vergadering (art. 50.4). Het bestuur stuurt de notulen of de conceptnotulen binnen twee weken na de vergadering naar elke eigenaar (art. 50.5).

Wat je minimaal noteert: wie er waren (en wie bij volmacht), welke besluiten er zijn genomen, wat de stemmen waren, en wie welk actiepunt oppakt. Meer hoeft niet. Het template helpt je daarbij.

Na de vergadering

Bewaar de uitnodiging, de agenda, de presentielijst, de volmachten en de getekende notulen bij elkaar. De administratie van de VvE moet je zeven jaar bewaren (art. 2:10 lid 3 BW). Stukken waaraan rechten kunnen worden ontleend, zoals offertes, overeenkomsten en facturen, bewaar je volgens het Modelreglement 2017 zolang de verjaringstermijn loopt (art. 60.2). Iedere eigenaar mag de agenda's en notulen inzien (art. 58.2).

Als je het digitaal wilt doen

Met VvE App kun je je ledenlijst, je vergaderstukken en je notulen op één plek bewaren. Je maakt een vergadering aan, zet je documenten erbij en legt de besluiten vast. De uitnodiging stuur je zelf, per e-mail of brief; de app verstuurt die niet automatisch. Op het betaalde abonnement kan de app met AI een concept voor de notulen maken, dat jij nakijkt en aanpast. Voor het stemmen zie je ook onze gids over stemmen buiten de vergadering. Wat het kost, zie je bij de prijzen.

Liever minder handwerk?

Je hebt niets van ons nodig om je ALV goed te organiseren. Hieronder kun je je VvE aanmaken als je de administratie later op één plek wilt.