Slapende of kleine VvE weer op de rails: het stappenplan

Je woont in een gebouw met een paar appartementen, garageboxen of bergingen, en je hoort dat er een VvE is. Maar er is geen bestuur, geen bankrekening en al jaren geen vergadering. Dat komt vaker voor dan je denkt, en je kunt het stap voor stap oplossen. Op deze pagina staat in welke volgorde.

Stap 1. Zoek je splitsingsakte en reglement

Alles begint bij de akte van splitsing en het bijbehorende reglement. Daarin staat hoe de VvE heet, hoeveel stemmen elke eigenaar heeft, hoe de kosten worden verdeeld, hoe de vergadering wordt bijeengeroepen en wie het gebouw verzekert. De wet zegt dat het reglement dit moet regelen (art. 5:112 BW). Heb je de akte niet? Begin bij de notaris die jullie aankoop heeft geregeld, of bij een medeeigenaar die het aankoopdossier nog heeft.

Veel akten zijn gebaseerd op een modelreglement. Er bestaan modelreglementen uit verschillende jaren. In deze gids verwijzen we waar het nuttig is naar het Modelreglement 2017, maar dat geldt alleen als jullie akte het heeft overgenomen.

Stap 2. Kijk wie er stemrecht heeft en roep eigenaren bijeen

Maak een lijst van alle eigenaren: naam, adres en e-mailadres. Het bestuur houdt volgens het Modelreglement 2017 een register van eigenaren en gebruikers bij (art. 59.1). Een Excel-lijst helpt je op weg.

Wie roept de eerste vergadering bijeen als er geen bestuur is? Dat hangt van jullie reglement af. Volgens de wet kunnen de voorzitter van de vergadering en het bestuur dat doen (art. 5:127 lid 2 BW). In het Modelreglement 2017 kunnen eigenaren die samen minstens tien procent van de stemmen hebben, een vergadering aanvragen bij het bestuur, en als dat niet gebeurt, zelf een vergadering bijeenroepen (art. 49.2 en 49.3). Kijk dus eerst naar jullie reglement. Weet je het niet zeker, vraag het dan aan de notaris of laat je adviseren door een jurist.

Gebruik voor de uitnodiging het ALV-template. Reken op minstens 15 dagen tussen uitnodiging en vergadering als jullie reglement het Modelreglement 2017 volgt (art. 50.2).

Stap 3. Kies een bestuur

De vergadering van eigenaren benoemt het bestuur (art. 5:131 lid 2 BW). Het bestuur kan uit één persoon bestaan, tenzij de statuten meer bestuurders voorschrijven (art. 5:131 lid 1). In het Modelreglement 2017 bepaalt de vergadering het aantal bestuurders, dat is een oneven aantal van één of meer, en bij meer dan één kiest het bestuur zelf een voorzitter, secretaris en penningmeester (art. 57.1). Voor een kleine VvE is een bestuur van één of drie personen gebruikelijk.

Wat doet het bestuur? Het beheert de middelen van de VvE en zorgt dat de besluiten van de vergadering worden uitgevoerd (art. 5:131 lid 3 BW). Elke bestuurder is tegenover de VvE gehouden tot een behoorlijke vervulling van zijn taak (art. 2:9 BW). Kies dus iemand die de tijd en de rust heeft, en spreek af wie het overneemt als diegene stopt. Lees ook onze checklist voor de penningmeester.

Leg de benoeming vast in notulen en laat de aanwezigen de presentielijst tekenen. Je hebt die stukken nodig voor stap 4.

Stap 4. Schrijf de VvE in bij de Kamer van Koophandel

Een vereniging van eigenaars moet worden ingeschreven in het Handelsregister (Handelsregisterwet 2007, art. 6 lid 1 sub b). Wil je weten hoe, dan wijst de KvK dit aan:

• Het bestuur is degene die de inschrijving doet. Eigenaren kunnen zich niet zelf inschrijven. De notaris kan het ook doen.
• Je hebt formulier 5 en formulier 22 nodig, een kopie van het identiteitsbewijs van de bestuurder(s), een kopie van de akte van splitsing (voor splitsing voor 1 juli 2008 een gewaarmerkt afschrift; daarna een notarieel uittreksel), een kopie van de door het bestuur getekende notulen waarin de benoeming staat, en de door alle aanwezige eigenaren getekende presentielijst.
• Je stuurt de stukken per post naar de KvK.
• Bij raadpleging op 03-10-2026 stond de eenmalige inschrijfvergoeding voor een nieuwe organisatie op € 85,15. Het bedrag wordt jaarlijks aangepast, check kvk.nl voor het actuele bedrag.

Wijzigt het bestuur later, dan moet je dat ook doorgeven. Daar heeft de KvK een aparte route voor (formulier 22, via Mijn KVK met DigiD). Het Modelreglement 2017 zegt dat het bestuur wijzigingen onverwijld laat inschrijven (art. 57.2).

Stap 5. Open een bankrekening op naam van de VvE

Het Modelreglement 2017 verplicht het bestuur de kasmiddelen op een bankrekening op naam van de VvE te zetten (art. 47.2). Voor een gebouw met woonbestemming vraagt de wet een aparte betaal- of spaarrekening op naam van de VvE voor het reservefonds (art. 5:126 lid 3 BW). Een rekening op de naam van een bestuurder is dus niet de bedoeling.

Banken stellen hun eigen eisen aan het openen van een rekening voor een VvE, en die verschillen. Vraag vooraf welke stukken ze willen zien. Houd in elk geval het KvK-uittreksel en de notulen met de benoeming van het bestuur bij de hand. Bij reservefondsgeld bepaalt het Modelreglement 2017 dat betalingen alleen gebeuren door twee gezamenlijk handelende personen die de vergadering heeft aangewezen (art. 47.5).

Stap 6. Stel een begroting en voorschotbijdragen vast

Volgens het Modelreglement 2017 stelt de vergadering uiterlijk in de jaarvergadering de begroting vast voor het lopende boekjaar. In de begroting staan de kosten, de bijdrage aan het reservefonds en ieders aandeel (art. 15.1). Tegelijk bepaalt de vergadering de voorschotbijdragen die eigenaren betalen, meestal maandelijks (art. 15.2 en 15.3). Is er nog geen bedrag vastgesteld, dan blijven volgens dat reglement de laatst vastgestelde voorschotbijdragen gelden (art. 15.3).

Controleer in jullie eigen reglement hoe de bijdragen zijn geregeld. De wet verplicht het reglement om een regeling over de bijdragen te bevatten (art. 5:112 lid 1 sub b BW).

Stap 7. Regel het reservefonds

Elke VvE houdt een reservefonds in stand (art. 5:126 lid 1 BW). Voor een gebouw met woonbestemming bestaat een jaarlijks minimum: het bedrag uit een onderhoudsplan (MJOP) of minstens 0,5% van de herbouwwaarde (art. 5:126 lid 2). Reken beide routes door met onze reservefonds-calculator. De vergadering beslist welke route jullie volgen.

Als jullie alleen garageboxen of bergingen hebben, geldt het wettelijke minimum uit lid 2 niet zoals het voor woningen geldt. Het reservefonds zelf blijft wel verplicht, en het Modelreglement 2017 laat de regels van art. 14.2 ook gelden voor niet-bewoonde gebouwen, tenzij de vergadering anders besluit (art. 14.5).

Stap 8. Check de verzekering

Wie het gebouw moet verzekeren, staat in het reglement (art. 5:112 lid 1 sub d en art. 5:136 BW). In het Modelreglement 2017 moet het bestuur het gebouw verzekeren tegen water-, storm-, brand- en ontploffingsschade, en een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten voor de VvE en de eigenaren (art. 19.1). Het verzekerde bedrag moet overeenstemmen met de herbouwkosten en wordt periodiek gecontroleerd (art. 19.2). Is de polis van jaren geleden en op de naam van de projectontwikkelaar? Dan is dit een goed moment om het te controleren.

Stap 9. Plan het onderhoud

Laat een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opstellen. Het Modelreglement 2017 vraagt een plan dat niet ouder is dan vijf jaar en minstens tien jaar vooruitkijkt (art. 14.3), als jullie kiezen voor route a van het reservefonds. Zonder plan is route b van 0,5% van de herbouwwaarde de eenvoudiger weg.

Stap 10. Houd een jaarlijks ritme aan

Een slapende VvE wordt weer wakker met een vaste jaarcyclus (Modelreglement 2017):

• Binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een jaarvergadering (art. 49.1).
• Jaarrekening opstellen, en laten controleren door een kascommissie van minstens twee leden die geen bestuurder zijn (art. 16 en 63.2).
• Begroting en voorschotbijdragen vaststellen (art. 15).
• Stukken bewaren (art. 60).

Met VvE App kun je de ledenadministratie, facturen en bijdragen, documenten, vergaderingen en het onderhoudsplan op één plek bijhouden. Het onderhoudsplan hoort bij het betaalde abonnement Plus. Leden sluiten aan via een uitnodiging die de beheerder verstuurt en die elke persoon zelf accepteert. Wat het kost, zie je bij de prijzen.

Wat als niemand wil meewerken?

Dan blijft het lastig. De wet geeft de vereniging bevoegdheid in rechte tegen eigenaren op te treden als zij hun verplichtingen niet nakomen (art. 5:126 lid 6 BW), en als voor een handeling aan de gemeenschappelijke gedeelten de medewerking of toestemming van anderen nodig is en die zonder redelijke grond wordt geweigerd, kan de kantonrechter een machtiging geven (art. 5:121 lid 1 BW). Voor een concreet geschil heb je een jurist nodig. Wij noemen hier geen boetes of sancties, omdat die van jullie reglement en de situatie afhangen.